Ghi chép dành cho người thiết kế cuộc sống – Phần 1 – The what and the why of note-taking
Chào bạn,
Tuần rồi, mình và team Đông Labs vừa tổ chức xong hai workshop Sức Mạnh Của Ghi Chép cho gần 50 người tham dự online và offline. Còn trong cộng đồng, tụi mình cũng vừa hoàn thành chuỗi showcase thành viên, kết thúc trọn vẹn bằng buổi chia sẻ đầy cảm xúc của chị Giang.
Lấy cảm hứng từ hai sự kiện này, mình viết chuỗi bài sắp tới về thói quen ghi chép dành cho những độc giả muốn học cách ghi chép để quản trị kiến thức cá nhân và thiết kế cuộc đời từ những mảnh ghi chép hằng ngày.
Chúc bạn đọc vui và có một ngày thứ ba dịu dàng!
Chào mừng bạn đã đến với bài đầu tiên của chuỗi bài viết hướng dẫn ghi chép dành cho người thiết kế cuộc sống – Note-taking for Life Designers!
Hôm nay, chúng ta sẽ nói về một yếu tố then chốt của hệ thống ghi chép, là nền tảng giúp bạn khai thác kho tàng hiểu biết suốt đời của chính mình, đó là: Intentionality – Tính có chủ đích.
Tính có chủ đích là thứ duy nhất khiến cho các mô hình trí tuệ nhân tạo tạo sinh (Gen AI) hiện nay, dù có ngôn ngữ cao siêu, năng lực xử lý thông tin cùng bộ nhớ vô hạn, cũng không thể thay thế con người.
Tính có chủ đích này thể hiện qua việc ghi chép một cách có hệ thống.
Hệ thống ghi chép của cá nhân gồm có tư duy, phương pháp, và công cụ mà bạn dùng khi ghi chép. Hệ thống này sinh ra để phục vụ cho bạn, vì vậy nó phải được thiết kế dựa trên những hiểu biết về cảm xúc, suy nghĩ, mục tiêu, giá trị, các giới hạn và điểm mạnh của bạn. Những hiểu biết này giúp bạn rèn luyện năng lực sống có chủ đích – intentional living.
Khi ghi chép một cách có hệ thống, với tư duy đúng, phương pháp và công cụ phù hợp, bạn bắt đầu phát triển một năng lực gọi là tư duy điểm nghẽn – bottleneck thinking. Điều này có nghĩa là, tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể mau chóng nhận ra điểm tắc nghẽn lớn nhất trong hệ thống của chính mình và hành động tối ưu.
Hành động tối ưu nghĩa là bạn biết bạn phải làm gì, làm khi nào, và quan trọng hơn, vì sao nên (hoặc không nên) làm việc đó. Ngược lại, hành động không tối ưu là chọn hành động để gỡ những điểm nghẽn ít quan trọng hơn và không giúp đưa toàn bộ hệ thống về phía trước. Bạn có thể đọc thêm về khái niệm điểm nghẽn này trong cuốn sách kinh điển về quản trị có tên là The Goal của Eliyahu Goldratt, mình có viết tóm tắt sách ở đây.
Tư duy điểm nghẽn có thể nói là kỹ năng đắt xắt ra miếng của giới huấn luyện và tư vấn – business coaching và consulting. Không phải tự nhiên mà người ta sẵn lòng bỏ ra mấy ngàn đô la cho một buổi coach 90 phút. Khách hàng dùng số tiền đó để mua thời gian phát hiện ra điểm nghẽn trong hệ thống của chính mình. Thay vì mất hàng năm trời để tự tháo gỡ, thì với coach, họ rút ngắn thời gian một cách đáng kể, không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cả chi phí cơ hội và sức lực tinh thần của việc tìm và gỡ sai nút.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ khả năng chi trả cho dịch vụ coaching cá nhân, cũng như không phải ai cũng có đủ nội lực để sẵn sàng hành động ngay khi nhận ra điểm nghẽn của mình, ngay cả khi có coach.
Vậy làm sao để tích lũy nội lực? Câu trả lời nằm ở hệ thống ghi chép hằng ngày.
Ghi chép một cách có hệ thống cho bạn thêm thời gian để nuôi dưỡng nội lực bằng cách hiểu mình, soi mình, và trồng mình, sẵn sàng đến ngày thu hoạch.
Khác với ghi chép rày đay mai đó, đắp đổi qua ngày cho dự án nọ, lớp học kia, ghi chép có hệ thống là con đường dẫn tới năng lực làm chủ các quyết định, hành động, phát triển tư duy độc lập, năng lực cảm thụ đời sống, và hướng tới thiết kế một đời sống có chủ đích của riêng bạn.
Nhưng đây cũng chính là nơi mọi người thường vấp ngã…
Hơn phân nửa người từng học ghi chép với mình nói rằng họ thấy ghi chép khá hữu ích nhưng lại chưa tối ưu hóa được cách sử dụng. Phân nửa còn lại cảm thấy ghi chép rất hữu ích cho sự phát triển cá nhân của họ, nhưng lại mắc một số sai lầm phổ biến.
Một trong số sai lầm mà mình thấy ở người mới người ghi chép đó là họ cố gắng tạo ra một hệ thống nhại lại của ai đó hay vì một hệ thống phản ánh nhu cầu riêng của chính họ.
Việc này nguy hiểm vì bạn có thể rơi vào hố đen của những thiết kế siêu đẹp, siêu hoàn hảo, nhưng quá cầu kỳ phức tạp để có thể sử dụng được hằng ngày. Vì vậy, mình khuyến khích bạn đủ kiên nhẫn để lắng nghe nhu cầu của bản thân.
Hãy khởi động bằng cách trả lời ba câu hỏi sau:
Mục tiêu ghi chép của tôi là gì?
Tại sao ghi chép lại quan trọng với tôi ngay lúc này?
Tôi muốn thử nghiệm công cụ nào trong vài ngày tới?
Trong quá trình viết sau này, bạn có thể nhận ra công cụ ban đầu bạn dùng không phù hợp với mục tiêu hay mục đích ghi chép của bạn. Cũng có khi, bạn phát hiện ra rằng mục tiêu và mục đích ghi chép của bạn không giống như bạn nghĩ ban đầu. Mọi thứ dường như xáo trộn. Mình ở đây để nói với bạn rằng những thay đổi đó là điều hoàn toàn bình thường, nếu không muốn nói là một dấu hiệu tốt cho thấy bạn đang ghi chép đúng cách, vì bạn đã dám đối mặt với những sự phát hiện mới về bản thân, qua từng dòng note.
Trong việc ghi chép mà nói rộng ra là trong thiết kế cuộc đời, bạn không chỉ cần tốc độ (speed). Thứ bạn cần là vận tốc (velocity). Vận tốc không chỉ có độ lớn (tốc độ) mà còn có hướng. Trong chuyến du hành, một người có thể đi rất nhanh nhưng ngày càng ngược với hướng mà họ cần đến. Trong khi đó, một người khác đi chậm hơn nhưng mỗi bước đều đang tiến về phía đúng. Bạn muốn là kiểu người du hành nào?
Nói tóm lại, ba câu hỏi dưới đây không chỉ dành cho người mới bắt đầu ghi chép, mà còn là chiếc la bàn giúp người chép kì cựu giữ cho mình không bị lạc lối trên hành trình ghi chép dài cả đời:
Cái gì? → Mục tiêu ghi chép của bạn.
Tại sao? → Lý do bạn cần ghi chép lúc này.
Công cụ nào? → Điểm xuất phát cụ thể để hành động.
Phương pháp đặt mục tiêu SMART
Để viết mục tiêu ghi chép trả lời được cả ba câu hỏi trên, mình gợi ý bạn sử dụng dùng mô hình SMART. Đây là mô hình đặt mục tiêu mà mình sử dụng rất nhiều trong các ghi chép dự án cá nhân với phạm vi từ nhỏ nhất như một tuần đến dưới một năm. Bạn có thể tham khảo template project note của mình ở đây.
Một SMART goal là một mục tiêu được viết sao cho bao gồm đủ năm yếu tố:
S – Specific (Cụ thể)
M – Measurable (Đo lường được)
A – Actionable (Hành động cụ thể)
R – Relevant (Liên quan)
T – Time‑bound (Có thời hạn)
Một câu phát biểu mục tiêu ghi chép SMART sẽ có cấu trúc:
Mục tiêu của tôi là [mục tiêu cụ thể, đo lường được] trong [khung thời gian]. Tôi sẽ đạt mục tiêu này bằng cách [các bước hành động]. Điều này quan trọng vì [kết quả/lợi ích].
Ví dụ: Mai là chuyên gia vận hành nhà hàng đang muốn mở công ty tư vấn riêng. Phát biểu mục tiêu ghi chép của Mai theo framework SMART như sau:
Mục tiêu của tôi là xây dựng thư viện bài học từ kinh nghiệm cá nhân thu thập các bài học tích lũy từ 10 năm qua (cụ thể), rồi chọn ra 5 bài học tiêu biểu (đo đếm được) để chia sẻ công khai trên nền tảng LinkedIn trong quý 4/2025 (thời hạn). Tôi sẽ đạt mục tiêu này bằng cách dành 15 phút mỗi ngày để viết ghi chú, rà soát và chọn lọc hàng tuần, và đăng bài vào sáng thứ Hai (khả thi). Điều này quan trọng vì thư viện này sẽ là bằng chứng cho chuyên môn, uy tín, và kinh nghiệm của tôi, giúp tự động thu hút dự án từ khách hàng tiềm năng (ý nghĩa).
Bài tập cho bạn
Bây giờ, đến lượt bạn…
Bạn hãy thử mở một ghi chép mới, rồi viết tuyên bố mục tiêu ghi chép của bạn theo khung SMART. Sau đó, hãy chia sẻ mục tiêu ghi chép của bạn với mình và các độc giả khác bằng cách bình luận ở bên dưới bài viết hoặc reply email này cho mình nha.
Nếu bạn muốn học ghi chép nghiêm túc, bạn có thể hứng thú tham gia Đông Labs Membership, một cộng đồng những người học tò mò và dũng cảm thử nghiệm cùng nhau qua từng dòng ghi chép. Trong tháng tám, tụi mình sẽ có bốn tuần cùng học lý thuyết và thực hành một bước quan trọng thường bị bỏ qua khi ghi chép, đó là review – ôn tập và xem lại. Rất mong gặp bạn ở đó 🙂
Hôm nay, bạn đã nắm một khung đặt mục tiêu đơn giản nhưng cực kỳ hữu hiệu cho hành trình ghi chép. Tuần sau, chúng ta sẽ tiếp tục bước kế tiếp để xây dựng “thư viện tri thức trọn đời” – kho báu bạn có thể bồi đắp và khai thác theo cách riêng.
Hẹn gặp lại bạn sớm!