Kỹ năng mềm, không mềm như bạn nghĩ!
Chào bạn,
Tuần rồi, team Đông Labs vừa trải qua Growth Week đầu tiên của năm 2025.
Growth Week là thời gian mỗi thành viên được thoát vai khỏi công việc daily operation, và dành thời gian để tự học. Đây là cơ hội cho mỗi người tự chiêm nghiệm, suy ngẫm, và tập trung học một chủ đề tùy chọn và có liên quan đến vai trò của họ trong đội.
Nhân dịp này, mình ngồi nhìn lại hành trình phát triển của từng thành viên, và tự hỏi: điều gì khiến một người trưởng thành nhanh hơn người khác – dù khởi điểm năng lực có thể giống nhau? Điều gì giúp bạn có được công việc, còn điều gì giữ bạn lại với công việc đó? Điều gì không chỉ làm sếp hài lòng, mà còn khiến bạn hài lòng với chính mình?
Câu trả lời luôn quay về điều tưởng chừng ai cũng biết: Kỹ năng mềm.
Trong bài viết hôm nay, mình mời bạn cùng khám phá về chủ đề vừa quen, vừa lạ này. Mình sẽ không chỉ kể cho bạn nghe về tầm quan trọng của soft skills, mà còn bóc tách những quan niệm sai lầm phổ biến, những phân loại ít người nói tới, và cách để bạn chủ động rèn luyện kỹ năng mềm một cách thông minh và bền vững.
Chúc bạn một buổi sáng thứ ba nhẹ nhàng và nhiều phát hiện thú vị.
Đã từ lâu, kỹ năng mềm (soft skills) thường được mặc định là điều kiện đủ để một sinh viên mới ra trường, một nhà lãnh đạo, hoặc một người lớn bất kỳ thành công trong công việc của họ. Một danh mục các kỹ năng mềm, đôi khi là với các thuật ngữ khác như năng lực cốt lõi (core competencies), kỹ năng chuyển đổi (transferable skills), thường xuyên góp mặt trên các post tuyển dụng và trang giới thiệu chương trình học của các trường đại học như những minh chứng sống động cho tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong mắt nhà giáo dục và doanh nghiệp.
Kỹ năng mềm là gì?
Khái niệm “soft skills” bắt đầu được dùng phổ biến trong quân đội Hoa Kỳ vào cuối thập niên 1960. Lúc đó, người ta nhận ra rằng kỹ năng không chỉ nằm ở thao tác kỹ thuật gắn với vận hành máy móc, mà còn bao gồm khả năng lãnh đạo, truyền đạt, làm việc nhóm, và xử lý tình huống không theo khuôn mẫu. Quy định của CONARC về kỹ thuật hệ thống trong đào tạo quân nhân (CON Reg 350-100-1) năm 1972 định nghĩa kỹ năng mềm là:
“…kỹ năng liên quan đến công việc bao gồm các hành động chủ yếu ảnh hưởng đến con người và giấy tờ, ví dụ như: kiểm tra quân lính, giám sát nhân viên văn phòng, thực hiện các nghiên cứu, lập báo cáo bảo trì, lập báo cáo hiệu suất công việc, thiết kế kết cấu cầu.”
Như vậy, từ mềm ở đây được gọi theo đúng nghĩa đen: không cứng như búa, như máy, mà là mềm như giấy, như người.
Từ điển Oxford định nghĩa kỹ năng mềm là:
Personal attributes that enable someone to interact effectively and harmoniously with other people.
Theo đó, soft skills gồm hai thành phần chủ yếu là intrapersonal – những kỹ năng liên quan đến việc hiểu và điều hành bản thân, như tự nhận thức, tự điều chỉnh, tư duy phản biện và interpersonal – những kỹ năng liên quan đến tương tác với người khác, như giao tiếp, hợp tác, và lãnh đạo.
Có những kỹ năng mềm nào?
Từ góc độ tâm lý học, có thể chia kỹ năng mềm thành
Về mặt nhận thức: kỹ năng tư duy cần thiết (critical thinking) – bao gồm tư duy phân tích (analytical) và tư duy sáng tạo (creative), kỹ năng tư duy về tư duy (meta-cognitive) – bao gồm viết mục tiêu và lập kế hoạch (goal-setting & action planning).
Về mặt cảm xúc: kỹ năng cảm xúc thường đo bằng các bài test trí tuệ cảm xúc – Emotional Intelligence – EQ). Trí tuệ cảm xúc là nền tảng cho nhiều kỹ năng mềm khác, nhưng đặc biệt được nhắc đến nhiều nhất là các kỹ năng liên quan đến xã hội như lắng nghe, thấu cảm, giải quyết mâu thuẫn, làm việc nhóm, lãnh đạo, và đàm phán.
Về mặt giao tiếp: kỹ năng trình bày và nói trước công chúng (presentation & public speaking), kỹ năng viết (writing), kỹ năng đặt câu hỏi (questioning),…
Bạn có cần kỹ năng mềm không?
Câu trả lời ngắn gọn là: có.
Nghiên cứu cho thấy các tổ chức từ quân sự cho đến các tập đoàn bán lẻ, tiêu dùng, mỹ phẩm, công nghệ, tài chính, và bảo hiểm đều đạt kết quả kinh doanh tốt hơn (chi phí giảm, lợi nhuận tăng, tăng retention rate đối với cả nhân viên và khách hàng) nhờ quy trình tuyển dụng nhân sự dựa vào trí tuệ cảm xúc thay vì tuyển dụng truyền thống.
Đối với cá nhân, kỹ năng tự nhận thức bản thân (self awareness) không chỉ giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ và có thu nhập cao hơn mà còn có cảm giác hài lòng, hạnh phúc hơn trong công việc. Sự hòa hợp giữa tính cách cá nhân và những tính cách cần có trong công việc dự báo thu nhập cao hơn. Sự khác biệt đó không đến từ “may mắn” – mà từ khả năng nhận biết, lựa chọn và rèn luyện đúng hướng đi.
Chẳng hạn, nếu bạn rất hướng ngoại và bạn làm một công việc đòi hỏi tính hướng ngoại và thích giao thiệp như sales hay marketing, thì khả năng là bạn sẽ có thu nhập cao hơn. Ngược lại, nếu bạn rất tận tâm, vốn là một phẩm chất được coi trọng, nhưng lại làm một công việc không quá cần phẩm chất này, thì thu nhập của bạn sẽ không cao bằng một người tận tâm ít hơn nhưng hướng ngoại nhiều hơn. Như vậy, điều quan trọng là bạn biết mình là ai, và tìm ra công việc cần cái phẩm chất đó của mình.
Tương tự, những người theo đuổi mục tiêu mang ý nghĩa cá nhân sâu sắc cũng báo cáo mức độ hài lòng và sức khỏe tâm lý cao hơn. Tức là, kỹ năng mềm không chỉ ảnh hưởng đến kết quả làm việc mà còn chạm tới cách mà ta sống cuộc đời mình.
Có lẽ cũng vì vậy mà báo cáo của Future of Jobs của WEF xếp “Motivation and self-awareness” trong top mười kỹ năng đang lên trong giai đoạn 2023-2027, bên cạnh các kỹ năng như system thinking, AI và big data.
Kỹ năng mềm, có dạy được không?
Tiếng Việt không có từ tương ứng với soft skills, mà chỉ là dịch ngược ra thành “kỹ năng mềm”. Từ gần nhất với kỹ năng mềm trong tiếng Việt là năng lực cốt lõi, được nêu trong chương trình giáo dục phổ thông của Việt Nam. Các năng lực cốt lõi này gồm có: năng lực tự chủ và tự học, năng lực giao tiếp và hợp tác, năng lực giải quyết vấn đề và sáng tạo.
Dù gọi là gì, thì các nền giáo dục trên thế giới đều xác quyết rằng kỹ năng mềm là thứ mà họ muốn người học đạt được thông qua chương trình đào tạo từ cấp phổ thông lên đến đại học.
Tuy nhiên, đào tạo kỹ năng mềm là một nút thắt của cả giáo dục chính quy và ngoại khóa. Một đằng thì giáo dục truyền thống luôn nêu rõ mục tiêu trau dồi năng lực cốt lõi bên cạnh năng lực chuyên môn, một đằng thì nhà tuyển dụng vẫn luôn phản ánh rằng sinh viên thiếu các kỹ năng cần thiết để thích nghi với môi trường doanh nghiệp.
Gần đây nhất, mình nghe kể về chuyện sinh viên tâm lý mới ra trường. Có bạn đòi hỏi 100% điều kiện phòng ốc phải chuẩn chỉnh như đã học trên trường thì mới có thể tham vấn tâm lý cho công nhân được. Học như vậy có nghĩa là học máy móc và tự gông cùm chính mình. Họ đã đóng chặt cánh cửa cơ hội, không chỉ của bản thân mà còn của những người cần đến năng lực chuyên môn của họ.
Không chỉ doanh nghiệp, sinh viên cũng cảm thấy năng lực sáng tạo và phân tích của họ thấp hơn so với năng lực tiếp nhận kiến thức.
Nếu kỹ năng mềm không thể dạy được, vậy chúng ta phải học kỹ năng mềm ở đâu, và như thế nào?
Kỹ năng mềm, có học được không?
Một quan niệm sai lầm về kỹ năng mềm là nó tồn tại độc lập, và là thứ yếu, sau kỹ năng cứng – như kiến thức chuyên môn.
Mối quan hệ giữa soft skills (kỹ năng mềm) và kiến thức (thường gọi là kiến thức chuyên môn) giống như mối quan hệ giữa búa và tay. Bạn có thể có cây búa rất tốt (kiến thức chuyên môn cao), nhưng nếu tay bạn vụng về hoặc không biết cách phối hợp (thiếu soft skills), bạn sẽ không đóng được cây đinh vào đúng chỗ.
Vậy, điều quan trọng cần nhớ khi nâng cao kỹ năng mềm là, hãy gắn nó vào với lĩnh vực chuyên môn mà bạn muốn phát triển nhất.
-
Ghi chép hằng ngày
Thói quen ghi chép mỗi ngày giúp bạn quan sát lại hành vi, cảm xúc và suy nghĩ của chính mình qua từng trải nghiệm. Đây là một cách rèn luyện năng lực tự nhận thức (self-awareness) – nền tảng của hầu hết các kỹ năng mềm. Tâm lý học cho thấy, viết nhật ký giúp bạn suy nghĩ rõ ràng, ra phán đoán và quyết định sáng suốt, qua đó giúp nâng cao sức khoẻ tinh thần, sức khoẻ thể chất, và chất lượng cuộc sống. -
Đặt mục tiêu và điều chỉnh hành vi
Việc thiết lập mục tiêu cụ thể và khả thi không chỉ giúp bạn tập trung mà còn nuôi dưỡng động lực nội tại. Áp dụng các nguyên lý từ tâm lý học hành vi – như chia nhỏ mục tiêu, thiết kế môi trường hỗ trợ, và hiểu cách vận hành và theo dõi thói quen – sẽ giúp bạn thay đổi hành vi một cách bền vững. Đây là bước đệm để xây dựng các kỹ năng mềm như lên kế hoạch, quản lý dự án, hay thậm chí là giao tiếp thấu cảm. -
Nghĩ về cách bạn nghĩ
Một sai lầm của nhiều người là phán xét cách mình nghĩ. Chúng ta vội trách móc bản thân vì đã không tập trung hơn, ghi nhớ tốt hơn, hoặc hành xử phù hợp hơn. Điều này vô hình chung làm giảm xác suất hành động để cải thiện tình hình của bạn. Thay vì phán xét, hãy tò mò. Tìm hiểu về cách bộ não mình xử lý thông tin – từ chú ý, ghi nhớ đến ra quyết định. Những cơ chế này là nền tảng để phát triển kỹ năng như giải quyết vấn đề hay tư duy phân tích. Khi bạn luyện tập kỹ năng siêu nhận thức (metacognition) – nghĩ về cách bạn nghĩ, bạn học cách theo dõi và điều chỉnh quá trình tư duy của chính mình. -
Hiểu về cảm xúc của bạn
Kỹ năng mềm không chỉ nằm ở suy nghĩ và hành vi, mà còn ở việc hiểu và làm chủ cảm xúc. Nghiên cứu về cảm xúc cho thấy người có khả năng phân biệt cảm xúc một cách tinh tế (emotional granularity) thường phản ứng linh hoạt và hiệu quả hơn trong các tình huống khó khăn. Việc học cách gọi tên cảm xúc một cách chính xác là bước đầu để phát triển trí tuệ cảm xúc – yếu tố cốt lõi của giao tiếp, lãnh đạo và làm việc nhóm. -
Luyện tập có chủ đích với sự hỗ trợ
Kỹ năng mềm không thể phát triển chỉ qua đọc lý thuyết – bạn cần luyện tập chủ động, với phản hồi và điều chỉnh liên tục. Nếu bạn chưa có mục tiêu rõ ràng, có thời gian tự tìm tòi khám phá, và thích chia sẻ trong một môi trường an toàn, hãy tìm một cộng đồng nơi mọi người cùng tiến bộ và hỗ trợ nhau. Nếu bạn đang trong giai đoạn chuyển giao lớn, có mục tiêu rõ ràng, và cần sự dẫn dắt cá nhân hóa, bạn có thể cân nhắc làm việc với một nhà chuyên môn mà bạn tin tưởng. Một nghiên cứu tổng hợp năm 2013 cho thấy coaching giúp nâng cao năng lực điều chỉnh hành vi hướng đến mục tiêu, tăng sức khỏe tinh thần, sự hài lòng với công việc, và hiệu suất cá nhân.
Kết lại, mình tin rằng kỹ năng mềm không chắc có thể làm bạn “hoàn hảo hơn” ngay ngày mai, nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn kết nối sâu hơn và sống thật hơn với chính mình ngay ở giây phút hiện tại.
Hẹn gặp lại bạn vào tuần sau!
*Note: Thumbnail Photo by Cristian Tarzi on Unsplash