Nghệ Thuật Quản Trị Hiệu Suất Cá Nhân

Bạn có bao giờ cảm thấy ngộp thở trước núi công việc đang chờ, không biết nên bắt đầu từ đâu? Hay khi bạn chọn được một việc quan trọng nhưng lại mất nhiều phút trôi qua mà vẫn chưa bắt đầu, vì bỗng nhớ ra việc khác cũng cần làm? Những khoảng thời gian trống ngắn ngủi giữa các cuộc họp hoặc khi chờ đợi thường trôi tuột đi vô ích vì bạn không biết nên làm gì.

Một ngày có nhiều khoảnh khắc như vậy, và chúng khiến bạn day dứt. Một đằng, bạn cảm thấy mình thật sự bận rộn, một đằng lại cảm thấy có lỗi với bản thân vì đã không sử dụng thời gian tốt hơn.

Vậy làm thế nào để quyết định bạn sẽ làm gì với những mảnh thời gian tưởng chừng vụn vặt nhưng lại chừng như quá dài không nỡ phí phạm? Làm sao để toàn tâm toàn ý với việc đang làm mà không cảm thấy bất an về những công việc đang chờ đợi?

Cuốn sách “Getting Things Done” (GTD) của David Allen, ra mắt từ năm 2001, chính là câu trả lời cho những trăn trở này.

GTD là gì?

GTD là một hệ thống triết lý và phương pháp giúp quản trị công việc và cuộc sống cá nhân. Mặc dù không có bất kỳ trích dẫn nghiên cứu khoa học nào, nhưng các nguyên lý của nó lại rất thiết thực và phù hợp với các kiến thức từ tâm lý học. Cuốn sách tổng hợp kinh nghiệm tư vấn trong nhiều thập kỷ của chính tác giả, ra đời vào thời điểm email và internet làm mờ dần ranh giới giữa công việc và đời sống cá nhân. Tốc độ truyền tin nhanh hơn gấp nhiều lần so với khả năng xử lý thông tin của chúng ta.

Lời hứa của GTD là nếu thực hành chú tâm, bạn sẽ hiệu suất hơn, và hiệu suất đó tỉ lệ thuận với khả năng thư giãn đầu óc. Khả năng thư giãn đầu óc lại nằm ở chỗ bạn có thể buông bớt những gì đang ngổn ngang trong đầu. GTD cung cấp những cách thức cụ thể và thực tế để bạn làm được điều đó.

Hãy liên hệ việc học GTD với việc học một kỹ năng thể chất, chẳng hạn như bơi.

Nếu bạn bơi theo phản xạ mà không có kỹ thuật đúng, bạn sẽ mau đuối sức và không bơi được bền. GTD cũng giống như bơi. Nếu như làm việc theo quán tính, bạn vẫn có thể hoàn thành công việc. Nhưng nếu bạn thực hành GTD, thì bạn đang tập một bộ môn thể thao có phương pháp giúp bạn làm việc không chỉ hiệu suất hơn mà không phải hy sinh sức khỏe tinh thần.

Một số biểu hiện của việc làm việc kém hiệu quả và căng thẳng gồm:

• Cảm giác ngộp trước một núi công việc, băn khoăn không biết làm gì trước.

• Trì hoãn việc bắt đầu dù đã chọn được công việc, vì phân tâm bởi những việc khác.

• Lãng phí những khoảng thời gian trống ngắn ngủi bằng cách lướt mạng xã hội vì không biết phải làm gì.

• Luôn cảm thấy có nhiều việc cần làm nhưng chưa được gọi tên rõ ràng hoặc chưa có tài liệu sẵn sàng, dẫn đến quá tải tức thì khi nhìn vào chúng.

• Thường có cảm giác mắc kẹt trong vấn đề bởi vì luôn phải bận tâm nhớ xem mình cần làm gì tiếp theo.

Năm Nguyên Lý Cốt Lõi Của GTD

Để giải quyết các vấn đề trên, GTD đề xuất năm nguyên lý cốt lõi và một quy trình năm bước cụ thể (mình sẽ viết ở một bài khác). Những nguyên lý của GTD thừa nhận vai trò và nhu cầu của việc lên kế hoạch dự án một cách tự do hơn là dựa vào quá nhiều cấu trúc phức tạp. Nó được thiết kế để giúp bạn quản lý vô số chi tiết có thể thay đổi và đưa ra quyết định bất chấp kế hoạch ban đầu, giúp bạn thoải mái và sáng tạo trong mớ hỗn độn của mình một cách có hệ thống.

Năm nguyên lý tư duy quản trị hiệu suất cá nhân trong GTD gồm:

1. Tư duy hành động kế tiếp

Trong GTD, điều quan trọng không phải là một bản kế hoạch hành động chi tiết.

Điều cốt lõi là bạn phải trả lời được câu hỏi: Hành động tiếp theo tôi có thể làm ngay cho công việc/dự án này là gì?

Câu trả lời phải có ít nhất một động từ cụ thể (ví dụ: “Gọi cho cục thuế Biên Hoà”) và nên kèm theo đường dẫn hoặc tên của tài liệu/thông tin cần thiết (ví dụ: số điện thoại, link email). Hành động kế tiếp nên càng nhỏ càng tốt, và không nên mất nhiều hơn một phiên làm việc để làm xong. Càng thực hành, bạn sẽ càng nhạy bén hơn trong việc xác định hành động kế tiếp có xác suất hoàn thành cao.

Mục đích của tư duy hành động kế tiếp là giúp bạn tránh cảm giác quá tải khi nhìn vào danh mục công việc. Todo list sẽ trở thành một nơi đáng tin cậy và hỗ trợ bạn hoàn thành công việc, thay vì bắt bạn phải rơi vào mục vùng mơ hồ khác nữa trong cuộc đời vốn dĩ đã lắm đa đoan rồi.

2. Tư duy kết quả

Một sai lầm khiến chúng ta bận rộn nhưng luôn cảm thấy mình làm chưa đủ là vì ta ít khi nghĩ cho thấu đáo về kỳ vọng của bản thân với những điều mà mình làm.

Trong mẫu ghi chép dự án của mình luôn có trích dẫn của David Allen để tự nhắc nhở vì sao mình khởi động một công việc nào đó: “Nếu bạn không chắc vì sao mình làm một điều gì đó, bạn sẽ không bao giờ thấy mình làm đủ.”

Vì vậy, hãy học cách đặt hai câu hỏi:

• Tại sao chúng ta làm điều này?

• Thứ này sẽ trông ra sao khi tôi hoàn thành xuất sắc công việc này?

Mấu chốt thành công là hãy tập trả lời các câu hỏi này ngay ở cấp độ hành động mỗi ngày cho đến khi tư duy kết quả trở thành bản năng thứ hai của bạn. Càng có khả năng tưởng tượng rõ ràng và sống động về điều muốn đạt được, bạn sẽ càng nâng cao năng lực tập trung khi thực hiện.

3. Tư duy thiết kế cuộc sống

Theo mình thì không có cái gọi là cân bằng cuộc sống.

Yes! There is nothing such as work-life balance.

Nếu cố gắng đi tìm nó thì vừa phí sức, vừa khiến bạn vùng vằng mãi giữa phát triển bản thân và sự bình yên trong tâm hồn. Chúng ta cần chấp nhận sự thật rằng mình là một diễn viên nhào lộn trên sân khấu cuộc đời. Điểm cân bằng thật sự mà bạn cần là khả năng nhận biết và dịch chuyển linh hoạt giữa góc nhìn rộng và góc nhìn chi tiết về công việc và cuộc đời ở bất kỳ khung thời gian nào, dù là một tiếng đồng hồ hay một năm.

Ví dụ, có năm mình cho phép bản thân tự do khám phá, trải nghiệm, học hỏi và mắc sai lầm. Nhưng có năm mình trong trạng thái tập trung nhắm trúng đích. Lúc đó, mình làm mọi thứ để đạt được mục tiêu, bao gồm cả việc hy sinh những khía cạnh khác trong cuộc sống như tài chính, tình cảm, để tập trung vào điều mình cần như công việc và phát triển bản thân. Bạn có thể đọc và nhận ra những pha tự do khám phá (divergent) và pha tập trung về đích (convergent) của mình trong 10 năm qua ở bài viết này.

Giả sử như hôm nay, bạn ngồi xuống và viết một kế hoạch cho một dự án cá nhân mà bạn biết sẽ chiếm thời gian và năng lượng của bạn trong ít nhất là một vài tuần đến vài năm. Một cách lý tưởng thì bản kế hoạch này phải là kết quả của quá trình tư duy bức tranh lớn cũng như các chi tiết nhỏ nhất. Với ẩn dụ đường băng cất cánh của máy bay, David Allen đưa ra 6 cấp độ giúp bạn rà soát lại những việc bạn làm như sau:

• Cấp độ 50.000+ feet: Tầm nhìn cuộc đời (Bạn/Công ty bạn sống vì điều gì?)

• Cấp độ 40.000 feet: Tầm nhìn 3-5 năm (Năm năm nữa bạn/công ty bạn ở đâu?)

• Cấp độ 30.000 feet: Mục tiêu 1-2 năm (Hai năm nữa bạn/công ty bạn muốn đạt được điều gì?)

• Cấp độ 20.000 feet: Các lĩnh vực cam kết (Bạn quan tâm và chịu trách nhiệm cho điều gì trong công việc/cuộc sống?)

• Cấp độ 10.000 feet: Các dự án hiện tại (Bạn đang tích cực theo đuổi những dự án nào?)

• Cấp độ đường băng: Các hành động hiện tại (Bạn cần làm gì ngay lúc này?)

Những bạn đọc thân thiết có lẽ đã nhận ra rằng sáu cấp độ rà soát công việc của David Allen cũng chính là cảm hứng cho tháp thiết kế cuộc sống mà mình thường chia sẻ trong các buổi workshop và bài viết ở Đông Labs.

Hầu hết mọi người sẽ không thể nghĩ ở các cấp độ trừu tượng ở trên một cách hiệu quả nếu như họ không làm chủ các cấp độ có tính hành động hơn bên dưới. Khi bạn liên tục bị mắc kẹt với vòng xoáy công việc không dứt, bạn khó mà có không gian tinh thần để nghĩ những vấn đề ở góc nhìn rộng hơn. Ở chiều ngược lại, có những người có xu hướng hành động và giải quyết vấn đề. Họ dễ bị mắc kẹt trong sự bận rộn nhưng lại không yên tâm về cách mình sử dụng thời gian và năng lượng bởi vì họ hiếm khi nhìn lại cuộc đời mình ở tầm cao hơn.

4. Thói quen ghi chép hằng ngày

David Allen khuyến nghị rằng trong 20 phút cuối cùng của một cuộc họp, bạn hãy bắt đầu viết ra các hành động kế tiếp. Ông cho rằng có một tỉ lệ nghịch đảo giữa lượng thông tin trong đầu bạn và mức độ hoàn thành công việc của bạn.

Ghi chép giúp bạn hành động hiệu quả vì một số lý do.

Thứ nhất, nó làm trống bộ nhớ làm việc, giúp bạn duy trì sự tập trung vào giải quyết vấn đề trước mắt. Thứ hai, viết ra giúp bạn nhìn thấy ý tưởng của mình rõ ràng hơn, từ đó bạn có thể phán đoán và đưa ra quyết định sáng suốt. Thứ ba, ghi xuống tự do cho phép não bộ của bạn tự làm trống và vì vậy có chỗ để nghĩ ra thêm nhiều ý tưởng khác. Ngược lại, nếu bạn giữ khư khư ý tưởng duy nhất trong đầu, thì bạn sẽ không bao giờ biết đến các ý tưởng khác mà mình có thể có.

5. Tư duy thiết kế hành vi

Tư duy thiết kế hành vi là cách nghĩ dựa vào các bằng chứng từ khoa học hành vi rằng con người thường không hành động một cách lý trí cho lợi ích của họ như họ nghĩ.

Điều này thể hiện qua nhiều nghiên cứu mà trong đó người ta chỉ ra rằng chỉ đơn giản bằng cách bày trí môi trường khác đi một chút (v.d. thay vì để bánh kẹo và sô cô la trên bàn trong phòng ăn công ty, mà chỉ để các chai nước lọc), thì hành vi (chọn thức ăn lành mạnh) tăng lên đáng kể, dù cho không có khẩu hiệu nào được hô hào hay bất kỳ khoá học thay đổi lối sống nào được tổ chức.

Đó chính là sức mạnh của thiết kế môi trường.

Nếu bạn là người làm việc với tri thức hằng ngày, bạn sẽ cần thiết kế môi trường làm việc sao cho bạn có thể làm được nhiều việc mình cần một cách hiệu quả nhất mà vẫn bảo toàn sức khoẻ tinh thần. Hệ thống đó được thiết kế để giúp bạn dễ dàng biến các nguyên lý hiệu suất cá nhân kể trên thành hành động:

• Tư duy hành động kế tiếp: Hệ thống quản trị tác vụ có thể nhắc việc 24/7, giúp bạn trả lời câu hỏi “Tôi cần làm gì ngay lúc này?”

• Tư duy kết quả: Hệ thống ghi chép và quản trị kiến thức cá nhân, giúp bạn trả lời câu hỏi “Tại sao cần làm điều này?” bất kỳ khi nào bạn cần tự vấn

• Tư duy thiết kế cuộc sống: Hệ thống ghi chép và quản trị kiến thức cá nhân, giúp bạn trả lời câu hỏi ở mỗi cấp độ từ cao nhất như “Tại sao tôi sống?” đến thấp nhất “Tôi cần làm gì lúc này?”

• Thói quen viết mọi thứ xuống: Hệ thống quản trị kiến thức cá nhân, giúp bạn dễ dàng ghi lại cuộc sống hằng ngày của bạn và sử dụng chúng hiệu quả cho phát triển bản thân và thiết kế cuộc sống.

Lời kết

GTD không chỉ là một phương pháp quản trị công việc, mà là một cách thiết kế lại mối quan hệ giữa bạn và những gì bạn cam kết trong đời.

Nó cho bạn một bộ khung vừa đủ chắc để kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ, vừa đủ linh hoạt để nuôi dưỡng sự sáng tạo và niềm vui khám phá. Khi bạn biết rõ mình cần làm gì tiếp theo, vì sao điều đó quan trọng, và nó nằm ở đâu trong bức tranh tổng thể cuộc đời mình, bạn sẽ làm việc với một tâm trí thư giãn và một năng lượng tập trung hiếm có. Từ đó, mỗi mảnh thời gian vụn vặt hay cả một ngày dài đều trở thành những viên gạch có chủ đích xây nên cuộc sống mà bạn mong muốn.